Le sélecteur de périmètre, en haut de la page, s'applique à tout ce que vous voyez, y compris aux chiffres affichés en gros. Un score lu sur un service précis n'est pas le même que celui lu sur toute l'entreprise, et les deux sont justes.

Avant de comparer deux chiffres, vérifiez donc qu'ils ont été lus avec le même périmètre.

Pour protéger la vie privée des collaborateurs, Beamy n'affiche jamais un résultat porté par moins de sept personnes.

Deux choses peuvent alors se produire. Le groupe disparaît du graphique, et une pastille vous dit lesquels ont été retirés. Ou bien la section entière affiche un message à la place des données.

Un service absent d'un graphique est donc le plus souvent un service trop petit, pas une donnée manquante.

Sur toutes les courbes, le dernier point couvre une période encore en cours. Il paraît donc toujours plus bas que les autres. Ce n'est pas une baisse d'usage.

Une application que vous avez archivée, ou qui n'est pas encore reconnue par Beamy, n'apparaît nulle part. Si un usage que vous attendiez manque à l'appel, commencez par vérifier le statut de l'application.

Tout est recalculé une fois par jour, en dehors des heures de bureau. Un usage d'aujourd'hui apparaît demain.

Le nombre de personnes différentes qui se servent réellement de cette application.

Beamy ne compte pas les simples passages. Il faut un usage réel.

Sur un mois donné, une personne compte si elle remplit l'une de ces deux conditions :

Le chiffre affiché couvre ensuite les 30 ou les 90 derniers jours, selon la période choisie.

Une hausse forte sur une application non autorisée mérite une campagne de Redirection ou d'Investigation, avant que l'usage ne s'installe.

La part des collaborateurs qui utilisent cette application.

Le total de référence n'est pas votre effectif. Ce sont les personnes dont Beamy observe une activité, sur la même période et le même périmètre.

Quelqu'un qui n'ouvre aucune application suivie ne compte ni d'un côté ni de l'autre.

C'est la réponse à la question « pourquoi ce pourcentage n'est pas celui que je calcule de mon côté ».

Une part élevée ne veut pas dire un usage profond. Une application peut toucher beaucoup de monde très superficiellement. Croisez toujours avec le temps hebdomadaire et la fréquence.

Le temps qu'une personne passe sur cette application au cours d'une semaine ordinaire.

Si vous lisez 50 minutes, une personne qui utilise cette application y consacre environ 50 minutes par semaine.

Le calcul démarre à la première fois où chaque personne a été vue sur l'application, pas au début de la période. Quelqu'un arrivé il y a deux semaines est donc mesuré sur deux semaines.

Peu d'utilisateurs mais un temps élevé signale souvent un outil de niche à forte valeur, pas un outil à supprimer.

Beaucoup de nouveaux arrivants tirent la moyenne vers le haut, parce qu'ils sont mesurés sur une durée plus courte. Regardez la courbe d'évolution avant de conclure à une progression.

Une barre qui range les utilisateurs en trois groupes selon leur façon de se servir de l'application : élevé, moyen, faible.

Beamy regarde trois choses :

La première compte beaucoup plus que les deux autres. Quelqu'un qui ouvre l'application un jour sur cinq est classé « élevé », même si ses visites sont courtes.

Une forte proportion d'utilisateurs « élevé » sur une application non autorisée est un signal prioritaire : l'outil est déjà entré dans les habitudes.

Des barres pour la mesure que vous choisissez, et une courbe qui garde toujours le nombre d'utilisateurs sous les yeux.

Vous pouvez suivre les utilisateurs actifs, le temps hebdomadaire, la régularité d'usage ou la part de l'organisation. Deux vues sont disponibles : semaine par semaine sur six mois, ou mois par mois sur un an.

Lisez ce graphique pour la forme de la courbe, pas pour la valeur exacte d'un point. Les mesures sont recalculées période par période, donc un point isolé peut différer légèrement du chiffre affiché en haut de la fiche.

Une courbe qui monte pendant que le nombre d'utilisateurs stagne signifie que ce sont toujours les mêmes personnes qui en font davantage.

Comment les gens ouvrent cette application : dans leur navigateur, avec un logiciel installé sur leur ordinateur, ou les deux.

Les trois parts ne se recoupent pas : une personne est comptée une seule fois, dans le groupe qui correspond à ses usages.

Combien de personnes utilisent cette application tous les jours, combien chaque semaine, et combien seulement quelques fois par mois.

Les trois libellés correspondent à des rythmes observés sur trois mois :

Ce sont des repères, pas des cadences exactes. Quelqu'un classé « quotidien » ne s'en sert pas forcément tous les jours.

Une quatrième valeur, « Aucun usage », apparaît quand personne n'utilise l'application.

Dans la liste des applications, la colonne « Fréquence d'usage » affiche le rythme le plus courant, celui qui rassemble le plus d'utilisateurs. Ce n'est pas une moyenne.

Une majorité de « mensuel » évoque souvent un usage lié à un moment précis, une clôture comptable par exemple. Ce n'est pas nécessairement un signe de faible valeur.

Avec quel type d'adresse mail les gens se connectent : professionnelle, personnelle, ou une adresse que Beamy n'a pas su reconnaître.

Les trois parts sont comptées séparément. Une même personne qui s'est connectée une fois avec son adresse de travail et une fois avec une adresse personnelle apparaît dans les deux.

Lisez donc les proportions comme un ordre de grandeur, pas comme un découpage exact de vos utilisateurs.

Parmi les utilisateurs de cette application, combien travaillent dans l'entreprise et combien viennent de l'extérieur.

Cette information vient de votre cartographie organisationnelle. Les personnes pour lesquelles rien n'a été renseigné apparaissent en « inconnu ».

Une part importante d'externes sur une application sensible mérite un examen.

Une part importante d'« inconnu » veut dire que votre cartographie est incomplète, pas que vous avez des utilisateurs anonymes.

Un histogramme en dix colonnes qui montre si le temps passé sur l'application est réparti entre tous, ou concentré sur quelques personnes.

Beamy classe les utilisateurs du plus petit au plus gros consommateur de temps, puis les répartit en dix groupes de taille égale. La colonne D1 correspond aux 10 % qui en font le moins, la colonne D10 aux 10 % qui en font le plus. La hauteur de chaque colonne est le temps hebdomadaire moyen du groupe.

C'est la forme générale qui compte, pas les valeurs.

Une montée brutale sur la droite : l'application repose sur une poignée d'utilisateurs intensifs. Interrogez-les avant de renégocier des licences ou d'envisager un remplacement.

Un profil plat : l'outil est entré dans les habitudes de tout le monde de manière homogène.

Une mosaïque où chaque rectangle est un service de votre organisation. Deux menus, en haut à droite de la carte, changent ce que la mosaïque raconte.

La taille d'un rectangle est le nombre de personnes qui utilisent l'application dans ce service, sur les 90 derniers jours. Cette taille ne change jamais : elle ne suit pas la période choisie en haut de la fiche.

La couleur, elle, dépend du menu de gauche. Vous choisissez la mesure qui colore les rectangles : la part de l'organisation, le temps hebdomadaire, ou la part d'utilisateurs très engagés.

Le menu de droite change le niveau d'organisation. Vous passez des grandes directions à leurs sous-services, et la mosaïque se redessine à ce niveau.

Un clic sur un rectangle vous emmène sur le détail de ce service.

Les services qui pèsent moins de 1 % du total sont regroupés dans un seul rectangle « Autre », en gris. Le gris veut aussi dire qu'aucune valeur n'est disponible pour colorer le rectangle.

Un grand rectangle pâle : beaucoup de monde, mais un usage superficiel.

Un petit rectangle foncé : une poche d'usage intensif qu'un simple classement par nombre d'utilisateurs ne montrerait pas.

Un seul rectangle foncé au milieu d'une mosaïque uniformément pâle : voyez l'encadré ci-dessous avant d'en conclure que le reste de l'entreprise n'utilise pas l'application.

Un graphique en colonnes qui montre, période après période, qui arrive et qui part.

Chaque colonne couvre 30 jours. Un menu en haut de la carte permet de passer en colonnes hebdomadaires si vous suivez un déploiement de près.

Quatre groupes se partagent chaque colonne. Les « récurrents » étaient déjà là la période précédente. Les « nouveaux » découvrent l'application. Les « récupérés » ne s'en étaient pas servis pendant les 30 jours précédents et sont revenus. Les « perdus » s'en servaient la période d'avant et ont arrêté.

Les perdus sont dessinés sous la ligne, en négatif, pour que vous voyiez d'un coup d'œil si les arrivées compensent les départs.

Sous le graphique, Beamy résume en une phrase ce que la période raconte.

Des perdus qui augmentent période après période pendant que les nouveaux stagnent : l'usage se vide, même si le total affiché en haut de la fiche paraît encore correct.

Une vague de nouveaux correspond en général à un déploiement ou à une arrivée de collaborateurs.

Beaucoup de récupérés, période après période : l'application sert par à-coups, pour une échéance mensuelle ou un dossier ponctuel, plutôt que tous les jours.

Un graphique unique où vous choisissez, dans un menu, laquelle des trois mesures d'attachement à l'application vous voulez suivre dans le temps.

Stickiness : est-ce que les gens reviennent tous les jours, ou seulement de temps en temps dans le mois. Beamy compare la fréquentation d'une journée moyenne à celle du mois entier. À 100 %, tous ceux qui utilisent l'application dans le mois l'utilisent chaque jour. À 25 %, la personne moyenne y passe environ un jour sur quatre.

Rétention à 30 jours : parmi les personnes qui viennent de découvrir l'application, la part qui s'en sert encore le mois suivant. Ce chiffre ne concerne que les nouveaux venus, pas l'ensemble des utilisateurs.

Transversalité : est-ce que l'application est utilisée un peu partout dans l'entreprise, ou concentrée dans un seul service. C'est le même score que dans l'onglet Gouvernance, mais suivi mois après mois au lieu d'être figé sur une valeur.

Un second menu règle le pas de temps, par mois ou par semaine. La rétention fait exception : elle se lit par mois uniquement, et le choix hebdomadaire disparaît quand vous la sélectionnez.

Une stickiness qui baisse pendant que le nombre d'utilisateurs monte : l'application recrute, mais les nouveaux venus ne l'adoptent pas vraiment.

Une transversalité qui monte : l'usage déborde de son service d'origine. C'est souvent le moment de décider si l'application devient un standard ou si elle doit rester cantonnée.

À quel point cette application compte pour le travail de l'entreprise, et ce qui s'arrêterait si elle disparaissait.

Beamy regarde trois choses :

Le score s'accompagne d'un niveau d'impact, du plus fort au plus faible : Mission Critical, Process Critical, Productivity Critical, Medium, puis Not/Low.

Une application vitale mais peu utilisée, un outil de paie par exemple, ressort naturellement bas tant que personne n'a été interrogé. C'est précisément ce que la campagne de criticité métier vient corriger.

Un score qui dit si l'application est répandue dans toute l'organisation ou cantonnée à un endroit, accompagné d'une pastille Local ou Global.

Quatre éléments le composent :

La barre des 50 % est la seule frontière qui compte. En dessous, l'usage est local. Au-dessus, il est transversal.

Ne cherchez pas à interpréter l'écart entre 35 % et 42 %. Comparez les applications entre elles à l'intérieur d'un même périmètre, et servez-vous de la barre des 50 % comme repère.