En bref : Vous allez créer un workflow en trois temps : choisir son type (étapes personnalisées ou lié à un champ produit), définir ses étapes, puis les tâches associées à chaque étape. Vous apprendrez aussi à modifier, dupliquer et archiver un parcours existant.

Pré-requis

La configuration des parcours est réservée aux rôles Admin et Super Admin.
Accès : Paramètres admin > Plateforme > Workflows.

Étape 1 : Accéder à la configuration

Ouvrez les Paramètres et sélectionnez Workflows dans le bloc Plateforme. La page liste tous les parcours existants sous forme de cartes, avec leur nom et leur nombre d'étapes. Cliquez sur "+ Nouveau parcours" pour ouvrir la modale de création guidée.

Étape 2 : Choisir le type de parcours

La première étape de la modale vous demande sur quoi se base le parcours :

Étapes personnalisées (par défaut) : vous définissez librement toutes les étapes. Adapté aux processus internes sans équivalent dans les données de la plateforme : revue sécurité, renouvellement contractuel...
Lié à un champ produit : les dernières colonnes du parcours sont dérivées automatiquement des valeurs d'un champ de la plateforme. Adapté quand l'aboutissement du parcours est une valeur à poser sur l'application, comme la Stratégie de Portefeuille.

Si vous liez le parcours à un champ

Choisissez le champ parmi les champs éligibles : les champs à valeurs finies (liste à choix unique ou booléen), qu'ils soient des champs système ou des champs personnalisés de votre organisation.
Définissez au moins une étape libre en amont : ces étapes accueillent les applications tant que le champ n'est pas renseigné (par exemple Backlog, Évaluation).
Les colonnes liées sont générées automatiquement, une par valeur du champ, avec le libellé localisé de chaque valeur. Un aperçu du Kanban montre l'enchaînement : étapes libres d'abord, colonnes liées ensuite.

Un parcours lié ne peut pas se terminer par une étape libre : chaque application qui va au bout du parcours renseigne ainsi une valeur pour le champ.

ℹ️ Vous ne pouvez pas filtrer les valeurs d'un champ lors de la création d'un parcours. L'alternative est de cacher les colonnes non pertinentes sur la page Parcours pour n'afficher que celles qui vous intéressent.

Étape 3 : Définir les étapes

Nommez vos étapes et ordonnez-les par glisser-déposer. L'ordre des colonnes du Kanban suit l'ordre défini ici. Un parcours contient toujours au moins une étape.

Pour un parcours lié à un champ, vous ne configurez ici que les étapes libres : les colonnes liées suivent les valeurs du champ et se mettent à jour automatiquement si une valeur est ajoutée, renommée.

Étape 4 : Définir les tâches de chaque étape

Pour chaque étape, ajoutez une liste de tâches : libellé obligatoire, description optionnelle. Les tâches guident les équipes sur ce qui doit être fait à chaque étape (vérifier la conformité RGPD, contacter l'éditeur...).

Les tâches ne sont jamais bloquantes : une application peut changer d'étape même si ses tâches ne sont pas validées.

Validez : le parcours est créé et apparaît dans la liste, prêt à recevoir des applications.

Étape 5 : Gérer un parcours existant

Cliquez sur un parcours dans la liste pour ouvrir sa page de détail. Chaque étape y apparaît en carte avec son nombre de tâches.

Réordonner les étapes : glissez-déposez une carte d'étape, l'ordre est persisté immédiatement.
Menu d'une étape : Renommer, Gérer les tâches, Supprimer. Si vous supprimez une étape qui contient des applications, elles sont déplacées vers la première étape du parcours, après un avertissement.
Menu d'un parcours (depuis la liste) : Dupliquer, Renommer, Archiver. L'archivage demande une confirmation : le parcours disparaît du sélecteur du Kanban et ses références dans les Fiches Produit sont marquées comme obsolètes, mais l'historique est conservé.

Vous pouvez aussi modifier le type d'un parcours après sa création (passer d'étapes personnalisées à un parcours lié, ou changer le champ lié). Les applications enrôlées se repositionnent automatiquement et la modale vous indique combien d'applications vont changer de colonne avant validation.

Règles à connaître

Déplacer une carte vers une colonne liée modifie le champ du produit. Ce déplacement est soumis aux mêmes permissions que l'édition du champ depuis la Fiche Produit : sans le droit d'édition, le déplacement est désactivé et une infobulle l'explique.
Aucune synchronisation à entretenir : la position d'une application dans les colonnes liées découle directement de la valeur du champ. Toute modification du champ ailleurs sur la plateforme (Fiche Produit, Apps Inventory, import) se reflète immédiatement dans le Kanban.
Si une valeur du champ est supprimée, les applications qui la portaient reviennent à leur dernière étape libre mémorisée.
Si le champ lié est supprimé, le parcours est archivé automatiquement et les utilisateurs en sont notifiés.

Cas d'usage

Parcours lié : qualification avec Stratégie de Portefeuille

Objectif : qualifier le shadow IT et aboutir à une décision posée sur chaque application.

Configuration :

Type : lié au champ Stratégie de Portefeuille
Étapes libres : Backlog → Évaluation → Décision
Colonnes liées générées : Investir, Tolérer, Migrer, Éliminer, Rediriger, Bloquer
Tâches sur "Évaluation" : vérifier la conformité, évaluer la redondance, estimer le coût

Résultat : chaque application qui termine le parcours porte une Stratégie de Portefeuille, visible sur toute la plateforme. Aucune application ne sort du parcours sans décision.

Parcours personnalisé : renouvellement contractuel

Objectif : piloter les échéances de contrats avec les éditeurs.