En bref : Les Workflows permettent d'embarquer vos applications dans des processus en plusieurs étapes (qualification, revue sécurité, renouvellement contractuel...). Chaque application avance de colonne en colonne dans une vue Kanban, avec des tâches précises à chaque étape.
Pré-requis
La création et la configuration des parcours sont réservées aux rôles Admin et Super Admin (Paramètres admin > Plateforme > Workflows).
Tous les utilisateurs peuvent ensuite consulter le Kanban, déplacer des applications, collaborer avec leurs pairs et valider des tâches.
Les Workflows
Un Workflow est une suite d'étapes ordonnées qui reflète votre modèle opératoire : par exemple Backlog → Évaluation → Décision. Votre Admin définit pour chaque étape une liste de tâches à réaliser (description optionnelle incluse).
Vous créez autant de parcours que de processus à piloter : qualification du shadow IT, revue sécurité, renouvellement contractuel...
Une application peut vivre dans plusieurs parcours en parallèle.
Un parcours se duplique, se renomme et s'archive depuis les Paramètres admin.
Étapes libres et étapes liées à une propriété
Une étape d'un parcours peut être liée à une valeur d'un champ de la plateforme. Exemple : dans un parcours "Stratégie Portefeuille", la colonne "Eliminate" est liée à la valeur Éliminer du champ Stratégie de Portefeuille.
Étape liée : déposer une application dans la colonne applique la valeur correspondante à l'application. La synchronisation joue dans les deux sens : si la propriété est modifiée ailleurs sur la plateforme (depuis la Fiche Produit par exemple), la carte se déplace automatiquement dans la colonne correspondante du Kanban.
Étape libre (non liée) : déposer une application dans cette colonne efface la valeur de la propriété liée au parcours. Si la valeur est effacée depuis un autre endroit de la plateforme, l'application revient à son étape courante.
Un même parcours peut mélanger les deux types de colonnes. L'icône en haut de chaque colonne indique au survol si l'étape est liée ou libre, et à quelle valeur.
Si un champ de la plateforme est associé à un parcours, vous ne pouvez pas terminer ce parcours par une étape libre. Cela garantit que chaque application complétant le parcours renseigne une valeur pour ce champ (évite les valeurs nulles).
La vue Kanban
Le Kanban est accessible depuis la barre de navigation. Chaque colonne représente une étape du parcours sélectionné, chaque carte une application.
Glissez-déposez une carte pour faire avancer l'application d'une étape à l'autre. Chaque action est enregistrée dans le fil de collaboration de la Fiche Produit.
La barre d'outils donne un accès direct aux contrôles : Étapes visibles (masquer des colonnes), Groupe (regrouper les cartes par attribut), Champs affichés, Tri et Filtres. Tris, groupes et filtres suivent les mêmes mécanismes qu'Apps Inventory.
Les cartes affichent jusqu'à 5 propriétés, à choisir parmi toutes les propriétés du produit.
Personnalisez la couleur de chaque colonne pour distinguer vos étapes en un coup d'œil.
Enrôler des applications
Vous enrôlez des applications dans un parcours depuis plusieurs endroits de la plateforme :
Apps Inventory, Fiches Dimension et les tableaux rattachés aux matrices : à l'unité ou en lot via la sélection multiple.
Fiche Produit : enrôlement individuel de l'application consultée.
Kanban : le bouton "+ Ajouter un produit" dans chaque colonne enrôle directement à l'étape voulue.
Vous choisissez l'étape d'arrivée : toutes les applications du lot rejoignent la même colonne. Les applications déjà présentes dans le parcours qui sont de nouveau sélectionnées seront déplacées en accord avec votre action manuelle. Retirer une application d'un parcours ne la supprime pas de la plateforme : elle conserve ses métriques d'usage et ses autres parcours.
Sélection multiple et actions en masse
Sélectionnez plusieurs cartes directement dans le Kanban pour agir sur tout un lot d'applications :
Déplacer plusieurs applications vers une autre étape en une seule action.
Lancer une campagne de Guidance sur les applications sélectionnées : par exemple, une campagne de redirection vers le standard une fois la décision prise sur des applications redondantes. Vous priorisez, vous décidez dans le Kanban, puis vous activez la décision sans changer de module.
Le panneau latéral d'une carte
Au clic sur une carte, un panneau latéral affiche une vue allégée de la Fiche Produit en deux onglets : Usage et Tâches et Activité & Collaboration.
Validez les tâches de l'étape courante au fil de votre avancement, avec un commentaire optionnel. Une tâche non validée ne bloque jamais le déplacement de la carte.
Le fil de collaboration et d'activité retrace l'historique des actions (transitions d'étape, validations) et vous permet d'échanger avec vos pairs directement sur l'application.
Exemple concret
Un Domain Owner enrôle 12 applications shadow critiques dans le parcours "Stratégie Portefeuille", à l'étape Backlog. Après évaluation, il dépose les doublons dans la colonne liée "Eliminate" : la Stratégie de Portefeuille Éliminer s'applique automatiquement à ces applications et devient visible partout sur la plateforme. Il sélectionne ensuite ces cartes et lance une campagne de Guidance pour rediriger les utilisateurs vers le standard.
→ Pour en savoir plus : [Paramètres] - Comment configurer un Workflows